La gestion efficace de la file d’attente est un aspect essentiel de l’administration municipale moderne. Pour améliorer l’expérience des citoyens et optimiser la prestation des services, de nombreuses mairies se tournent vers des logiciels de gestion de la file d’attente. Cependant, avec de nombreuses options disponibles sur le marché, choisir le bon logiciel peut être une tâche complexe. Nous vous guidons ici à travers les critères importants à considérer lors du choix d’un logiciel pour votre mairie.

Évaluez les besoins de votre mairie et dressez une liste d’exigences

Avant de choisir un logiciel de gestion de la file d’attente pour votre mairie, il est essentiel d’évaluer les besoins spécifiques de votre administration et de dresser une liste d’exigences claires. Cette étape préliminaire vous permettra de cibler les solutions logicielles qui répondront le mieux à vos attentes et celles des usagers.

Pour commencer, identifiez les processus de gestion de file d’attente existants dans votre mairie. Identifiez les points de friction, les goulets d’étranglement et les domaines qui nécessitent une amélioration. Comprenez comment le logiciel peut optimiser ces flux de travail et améliorer l’efficacité globale de votre mairie.

Il existe des logiciels qui sont spécialement pensés pour faciliter la tâche aux mairies. Par exemple, spécialiste de la gestion de la relation au citoyen, Synbird édite ce logiciel de gestion de la file d’attente pour les mairies afin de leur permettre de mieux gérer leur relation avec les usagers. L’outil connecté propose des fonctionnalités complètes et innovantes.

Triez les solutions logicielles de gestion des files d’attente disponibles

Une fois que vous avez évalué les besoins de votre mairie et dressé une liste d’exigences, il est temps de trier les différentes solutions logicielles de gestion des files d’attente disponibles sur le marché. Il existe plusieurs logiciels que vous pouvez utiliser pour gérer la file d’attente :

• Synbird,
• Queue-it,
• Earlyone,
• Hate2wait,
• Skiplino, etc.

Parce que le choix peut être compliqué, voici quelques points à considérer pour faire un tri pertinent.

Recherchez les logiciels spécialisés

Identifiez les logiciels spécifiquement conçus pour la gestion des files d’attente dans les administrations publiques, les mairies ou les services municipaux. Ces logiciels sont souvent adaptés aux besoins et aux défis spécifiques auxquels vous pouvez être confronté.

Comparez les fonctionnalités

Examinez les fonctionnalités offertes par chaque solution logicielle. Vérifiez si elles répondent à vos exigences, telles que la distribution de numéros, la gestion des rendez-vous, l’affichage des informations en temps réel, la priorisation des demandes, la génération de rapports, etc. Priorisez les fonctionnalités qui sont essentielles pour votre mairie.

Évaluez la convivialité de l’interface utilisateur

Assurez-vous que le logiciel est convivial et facile à utiliser pour votre personnel et les citoyens. Une interface intuitive réduira le temps d’apprentissage et les erreurs. Demandez des démonstrations ou des essais gratuits pour évaluer l’expérience utilisateur du logiciel.

Déterminez les fonctions de service à la clientèle à envisager

Lors du choix d’un logiciel de gestion de file d’attente pour votre mairie, il est essentiel de prendre en compte les fonctions de service à la clientèle offertes par les différentes solutions. Ces fonctions peuvent améliorer l’expérience des citoyens et optimiser vos prestations de service.

Accès aux applications mobiles

De nombreux citoyens utilisent des smartphones pour accéder aux services et interagir avec les administrations publiques. Assurez-vous que le logiciel de gestion de file d’attente offre une application mobile conviviale pour permettre aux citoyens de :

• prendre des rendez-vous,
• consulter leur position dans la file d’attente,
• recevoir des notifications importantes.

L’application mobile devrait être disponible sur différentes plateformes (iOS, Android) pour atteindre un large public.

Rapports d’analyse

Un bon logiciel de gestion de file d’attente devrait fournir des fonctionnalités de génération de rapports d’analyse. Ces rapports vous permettent d’évaluer les performances du système, d’identifier les domaines à améliorer, d’optimiser l’allocation des ressources et de prendre des décisions basées sur des données concrètes. Les rapports peuvent inclure des mesures telles que les temps d’attente moyens, les taux de satisfaction des citoyens, le volume de demandes par service, etc.

Mises à jour en temps réel

Il est important que le logiciel de gestion de file d’attente offre des mises à jour en temps réel pour tenir les citoyens informés de l’évolution de leur file d’attente. Cela peut être sous forme de notifications par SMS, d’e-mails ou d’affichages numériques. Les citoyens doivent être informés lorsqu’il est temps de se présenter au guichet ou lorsqu’il y a des retards ou des changements dans le déroulement de leur demande.

Ne négligez pas l’évolutivité du logiciel

Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de file d’attente pour votre mairie, il est essentiel de ne pas négliger son évolutivité. Vous devez prendre en compte la capacité du logiciel à répondre à une demande accrue des clients ou à s’étendre à plusieurs sites si nécessaire.

Assurez-vous que le logiciel peut facilement s’adapter à une augmentation du nombre de clients et de demandes de service. Il devrait être capable de gérer efficacement une charge de travail plus élevée sans compromettre les performances ou la qualité du service.

Si votre mairie dispose de plusieurs sites ou succursales, vérifiez si le logiciel de gestion de file d’attente peut être étendu et configuré pour chaque site. Il devrait permettre une coordination et une gestion centralisées, tout en offrant une flexibilité pour personnaliser les paramètres et les services propres à chaque site.

Vérifiez si le logiciel offre des options de mise à niveau ou des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent être activées au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins. Cela vous permettra de faire évoluer votre système de gestion de file d’attente en fonction des changements et des exigences de votre mairie.