Avec la dématérialisation, de nombreuses tâches du quotidien sont faisables sur internet. La lettre recommandée électronique est une alternative électronique de la lettre recommandée traditionnelle. Ainsi les prestataires d’envoi de ce type de lettre se multiplient aussi bien que ses utilisateurs. Mais comment faire pour envoyer une lettre recommandée électronique ? Découvrez ici un guide simple pour y parvenir.
Sommaire
Renseignez les coordonnées de l’expéditeur
Avant l’envoi d’une lettre recommandée électronique, vous devez d’abord créer un compte auprès d’un opérateur. Une fois cela fait, vous pouvez procéder au renseignement des coordonnées de l’expéditeur. En effet, lorsque vous vous connectez à votre compte, une fenêtre vous demandant votre nom (pour les particuliers) ou votre raison sociale (pour les entreprises) apparait. Vous aurez également à inscrire votre adresse mail. Il est primordial de prêter attention à cette étape, car les preuves électroniques sont envoyées à l’adresse mail inscrite.
Par ailleurs, vous avez la possibilité de créer plusieurs expéditeurs pour votre compte. Vous devrez juste choisir celui que vous souhaitez pour effectuer l’envoi. En outre, avant l’envoi d’une lettre recommandée électronique, l’expéditeur doit obtenir l’accord préalable du destinataire si ce dernier est un particulier.
Renseignez les coordonnées du destinataire
Ici, vous devez également indiquer le nom du destinataire ou de sa raison sociale s’il s’agit d’une entreprise. Puis, inscrivez l’adresse mail du destinataire en veillant à éviter toute erreur. Aussi, vous pouvez ajouter son contact téléphonique, cela dans le cas où vous désirez qu’un code de sécurité par SMS lui soit envoyé. Par ailleurs, durant le remplissage des coordonnées du destinataire, vous devez choisir l’option « Professionnel » si la lettre recommandée électronique est à l’intention d’un chef d’entreprise ou d’un membre d’une société. Dans les autres cas, choisissez l’option « Particulier ». Vous avez la possibilité d’envoyer une lettre recommandée électronique à plusieurs destinataires à la fois.
Rédigez le contenu de la lettre
Après avoir renseigné les champs expéditeur et destinataire, c’est le moment de rédiger le contenu de votre lettre. Pour ce faire, vous devez saisir l’objet de la lettre et le contenu du texte de la lettre recommandée électronique dans les zones appropriées. Vous disposez du choix de mettre en forme le texte écrit en utilisant les options gras, italique, liste à puces et autres. De plus, vous pouvez ajouter des liens internet ainsi que des pièces jointes. Toutefois, il existe une taille donnée que chaque pièce jointe ne doit pas excéder.
Le choix des options
Lors de l’envoi d’une lettre recommandée électronique, il vous est possible d’user de quelques options supplémentaires. Ainsi, l’option « Code de sécurité par SMS » permet d’envoyer au destinataire un SMS contenant un code de sécurité à son contact téléphonique indiqué au préalable. Celui-ci se trouve alors dans l’obligation de donner suite à votre lettre recommandée électronique. En effet, cela constitue un moyen de renforcer l’identification du destinataire. Le « compte rendu par SMS » est une option qui se définit par l’envoi d’un SMS à l’expéditeur lorsque le destinataire donne suite à sa lettre recommandée électronique. Toutefois, vous recevrez également un SMS dans les 15 jours qui suivront l’envoi de la lettre si le destinataire l’ignore.
Par ailleurs, il est important de rappeler qu’un opérateur peut conserver la preuve de l’envoi d’une lettre durant une année. Cette preuve inclut essentiellement un numéro d’identification, le nom du destinataire, son adresse e-mail ainsi que la date et l’heure d’envoi de la lettre recommandée électronique. Ainsi, l’expéditeur peut obtenir un accès à ces informations suite à une demande faite auprès de l’opérateur.
