Dans le fonctionnement d’une entreprise, la photocopieuse fait partie de ces équipements dont il est impossible de se passer. Cela est d’autant plus vrai, car l’appareil ne cesse de s’améliorer et que, désormais en plus de la copie des documents papier, il en imprime, les scanne, les faxe, les envoie par mail ou sur le réseau, etc. Tout ceci rend le choix du matériel beaucoup plus difficile. Nous vous donnons dans cet article les meilleurs conseils en ce qui concerne les critères de sélection du photocopieur adapté à vos besoins.

La vitesse de copie ou d’impression des pages

Lorsque vous êtes à la recherche d’une photocopieuse, l’un des premiers critères sur lesquels vous devez vous attarder au moment du choix est sa vitesse à copier ou à imprimer des pages. Cette vitesse est exprimée en page par minute (ppm) et dépendra essentiellement de votre type d’utilisation ou encore du milieu dans lequel vous allez utiliser votre appareil. De ce fait, si vous devez le mettre chez vous pour un usage occasionnel, il est inutile de miser sur l’équipement le plus rapide. Dans ce cas, une photocopieuse avec un jet d’encre doté d’une vitesse maximale de 15 ppm largement suffisant.

Par contre, si vous souhaitez acquérir un photocopieur dans le cadre des activités d’une entreprise, vous devez viser plus haut. En effet, il vous faut tenir compte du fait que vous serez amené à effectuer des copies ou des impressions entre 3000 et 25 000 pages par mois au moins. Ainsi, la meilleure alternative serait de vous tourner vers un appareil qui utilise la technologie laser et qui est capable de proposer une vitesse entre 20 et 45 ppm. Au-delà des 25 000 pages par mois, il est recommandé de choisir un matériel très rapide avec une vitesse allant jusqu’à 75 ppm, c’est souvent le cas dans la plupart des imprimeries.

Les fonctionnalités et les options de la photocopieuse

L’achat ou la location d’une photocopieuse répond à de nombreux besoins selon que ce soit une entreprise, une imprimerie ou un particulier. Dans tous les cas, il existe des critères essentiels que vous ne devez absolument pas négliger. Ainsi, vous devez vous intéresser aux différentes fonctions et options intégrées sur le photocopieur. Ce sont ces éléments qui apporteront plus de praticité à l’appareil et qui le rendront plus polyvalent que les modèles basiques. De ce fait, vous pouvez selon vos besoins privilégier la possibilité de copier ou d’imprimer des documents de différents formats et nature. Cela suppose la possibilité de faire l’impression de documents de format A4 ou A3 avec une photocopieuse.

De même, il est nécessaire de déterminer si votre appareil pourra utiliser les enveloppes ou les transparents. Il faut aussi penser à la prise en main notamment le choix de contrôler vos commandes depuis un écran LCD ou tactile. Vous devez aussi tenir compte de la possibilité d’imprimer en recto verso ou encore d’avoir des options de copie comme le tri, l’agrafe, la reliure, la perforation, etc. De plus, avec l’évolution de la technologie, n’hésitez pas à vérifier la connectique d’un photocopieur multifonction. Cela concerne notamment :

  • l’impression à distance en liant l’appareil à un réseau ;
  • la présence de la fonction wifi ;
  • l’existence de ports Ethernet et USB ;
  • le lecteur de carte, etc.

Soyez vigilant au moment de vous décider, vous devez tenir compte de vos besoins futurs pour ne pas vous retrouver avec un appareil qui ne vous servira à rien.

La résolution de l’appareil à copier ou à imprimer

Au nombre des critères à prendre en compte au moment de choisir votre photocopieuse, la résolution est un critère déterminant. En effet, c’est elle qui détermine la qualité d’impression des documents de votre appareil. De ce fait, vous devez savoir que plus la résolution indiquée sur l’appareil est élevée, plus vous obtiendrez un rendu clair et net des textes, graphes et images.

Cette résolution est exprimée en points par pouce (ppp) ou dot per inch (dpi) et selon vos besoins en termes d’impression, sa valeur pourrait être plus ou moins élevée. Si vous n’envisagez par exemple que de copier ou d’imprimer des textes, il n’est pas obligatoire de miser sur une très haute résolution de l’appareil.

Cependant, lorsque vos principaux besoins concernent l’impression d’images et de photos en couleur, il est recommandé de choisir un photocopieur doté d’une bonne résolution. Dans ce cas, pensez à vous procurer un appareil dont la résolution peut atteindre les 2400 x 600 dpi. Toutefois, la résolution d’une photocopieuse influe grandement sur le prix de celui-ci ainsi, plus la résolution sera élevée et plus élevé sera le prix.

Photocopieur couleur ou noir et blanc

Pour vous permettre de faire des photocopies, il existe une large gamme d’appareils sur le marché, ce qui complique le choix. Ainsi, au moment de vous décider, il est important de savoir si vous avez besoin d’une photocopieuse couleur ou une photocopieuse noir et blanc. Le premier c’est-à-dire le photocopieur couleur vous offre un rendu très attrayant. Toutefois, attendez-vous à ce que le prix des consommables devienne rapidement une charge supplémentaire.

Pour ce qui est du photocopieur noir et blanc, il faut reconnaître qu’en plus d’être rapide, il offre de la praticité. Pour vous faciliter le choix entre un photocopieur couleur et un photocopieur noir et blanc, vous devez vous demander si votre activité nécessite l’impression de documents en couleur comme les photographies ou les supports publicitaires où l’esthétique est indispensable. Vous devez prendre le temps de bien évaluer vos besoins, car l’achat d’une photocopieuse couleur n’est justifié qu’à partir de 150 pages par mois.

La technologie du photocopieur adapté à vos besoins

                

Lorsque vous parvenez à vous décider entre le photocopieur couleur et celui noir et blanc, vous devez vous poser des questions en ce qui concerne sa technologie. En effet, choisir votre appareil revient à déterminer si vous avez besoin que celui-ci soit analogue ou numérique. Le premier, le modèle analogique est non seulement facile à installer, mais il offre un avantage à l’achat en ce qui concerne son coût abordable. Cependant, il propose très peu d’options, c’est pour cela qu’il est plus recommandé pour un usage personnel.

D’un autre côté, le photocopieur numérique est à la pointe de la technologie et propose de multiples fonctionnalités. C’est le cas de la commande à distance, la numérisation des documents, la commande à distance, etc. Néanmoins, vous devez être prêt à payer le prix pour avoir ce type d’appareil qui coûte plus cher. Ainsi, en plus du prix affiché à l’achat, vous devez prévoir dans votre budget les coûts des consommables.

La performance de la photocopieuse

Pour l’achat ou la location, la performance de l’appareil constitue le dernier critère de choix que vous devez considérer. Ainsi, vous devez garder en tête qu’un photocopieur performant est celui capable d’exécuter chaque tâche attribuée en un temps record pour un excellent résultat tout en étant économe en encre. De ce fait, il est primordial de comparer un modèle à un autre en vous attardant sur les éléments comme la vitesse d’impression et la résolution. De même, vous pouvez vous informer sur la rapidité avec laquelle l’appareil est capable de numériser les documents ou photos.


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Par ailleurs, la taille de l’appareil est généralement un point négligé qui a tout de même son importance. Ainsi, selon vos besoins et votre utilisation, vous devez choisir la taille de photocopieur  adaptée. Si vous envisagez par exemple de vous déplacer régulièrement avec l’appareil, il est préférable de porter votre choix sur un modèle portable. Toutefois, si l’appareil est utilisé de manière fixe, vous devez tenir compte de l’espace disponible avant de faire votre achat. Dans tous les cas, il est nécessaire de prendre votre temps et d’évaluer au mieux vos besoins pour être assuré de ne pas vous tromper dans votre choix.

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