Avec l’évolution technologique, la dématérialisation s’impose progressivement dans les entreprises. Si elle offre de nombreux avantages comme une meilleure gestion des documents, certaines erreurs peuvent nuire à son efficacité. Pour que votre transition vers la dématérialisation se passe au mieux, voici quelques erreurs à éviter absolument.
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Négliger la durée légale de conservation des documents
La dématérialisation s’accompagne d’une multitude d’avantages pour les entreprises. Toutefois, elle exige également une attention méticuleuse à certains détails, en particulier en ce qui concerne la durée légale de conservation des documents d’entreprise.
En effet, chaque document a une période spécifiée pendant laquelle il doit être conservé. Cette exigence légale vise à s’assurer que les entreprises disposent de preuves, de dossiers et d’informations essentielles pendant une période donnée.
Par exemple, certains documents fiscaux doivent être conservés pendant plusieurs années pour être à disposition en cas de contrôle. D’autres, comme les bulletins de paie ou les contrats de travail, ont également des périodes de conservation définies.
Ignorer ou négliger ces durées peut entraîner des sanctions pour l’entreprise. En cas d’audit, de litige ou de toute autre situation nécessitant une preuve documentaire, l’absence du document requis peut avoir des conséquences juridiques et financières graves.
En outre, il ne suffit pas de simplement stocker ces documents. Il est essentiel de les conserver dans un format lisible et accessible. Avec la dématérialisation, la pérennité des formats numériques devient un défi. Les entreprises doivent s’assurer que les documents dématérialisés restent exploitables, et ce, même après plusieurs années.
Ne pas former l’équipe à la nouvelle technologie
L’introduction de nouvelles technologies dans le cadre professionnel représente souvent un grand pas en avant en termes d’efficacité et de modernisation. Cependant, cette avancée peut rapidement s’avérer contre-productive si l’équipe n’est pas formée adéquatement pour utiliser ces outils.
Premièrement, il est essentiel de reconnaître que chaque individu possède un degré de familiarité différent avec les technologies. Certains peuvent être enthousiastes et à l’aise, tandis que d’autres peuvent ressentir de l’appréhension ou même de la résistance.
Sans une formation adéquate, cette disparité peut mener à des inefficacités, des erreurs évitables, voire un rejet total du nouveau système. Le manque de formation peut également entraîner une dépendance excessive à l’égard de quelques individus « tech-savvy » de l’équipe. Cela créera des goulots d’étranglement et une pression inutile sur ces employés.
Dans le pire des cas, cela peut même conduire à une perte de données ou à des erreurs coûteuses qui pourraient nuire à la réputation de l’entreprise ou avoir des conséquences financières.
Il est donc primordial d’investir dans la formation continue des employés, en veillant à ce qu’ils disposent des connaissances et des compétences nécessaires pour utiliser efficacement ces outils.
Sous-estimer l’importance d’un plan de sauvegarde
Les coûts associés à une perte de données dépassent souvent les prévisions. Au-delà des frais financiers directs, il y a également des coûts indirects tels que :
- la perte de confiance des clients ;
- la détérioration de la réputation de l’entreprise ;
- et le temps nécessaire pour récupérer ou recréer les données perdues.
D’ailleurs, certaines entreprises ne se remettent jamais totalement d’une perte majeure de données. C’est la raison pour laquelle une sauvegarde est primordiale.
Cependant, un plan de sauvegarde efficace ne concerne pas uniquement la conservation des données. Il s’agit également de s’assurer que les données sauvegardées peuvent être restaurées rapidement et efficacement.
Un bon plan prendra en compte la fréquence des sauvegardes, le type de données à sauvegarder, la durée de conservation des sauvegardes et les protocoles de restauration.
